如何落实工程资料收集归档工作经验分享

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作者：王俊利
时间：2017-06-26 16:38:52 [收藏]

春末夏至，梅雨季节，结束年中检查，回顾一路行程，综合此次检查记录，总结分享关于工程交工资料与档案方面的建议和思路，供资料员工作参...
关键词：资料收集经验工程

春末夏至，梅雨季节，结束年中检查，回顾一路行程，综合此次检查记录，总结分享关于工程交工资料与档案方面的建议和思路，供资料员工作参考。
按公司规定，华东大区生产经营范围覆盖三省一市，即江苏省、浙江省、山东省和上海市，按公司生产经营范围划分，三省一市的生产经营目标分传统业务（含高层、超高层钢结构制造与安装、基础设施和海外）和新业务（含施工总承包、EPC和PPP项目）两大板块。根据合同、法律法规、图纸和技术规范要求，项目履约过程中，项目资料员的工作是起着“穿针引线”的作用的，工程履约是否达到约定要求和规范规定，资料归档是否会出现返工现象等，对项目资料员的工作能力和业务水平来说，是一个前所未有的高度要求；那么作为一名项目资料员，不管是传统业务还是新业务板块，新项目开工前，以降低工程资料填写返工概率、结合工程创优工作为目的，应怎样开展工程资料与档案管理工作呢？
首先，建议搭建资料管理框架，建立最初工程资料与档案管理目录，最后对号入座；项目资料员应根据三省一市的法律法规规定，在与顾客充分沟通后，针对传统业务和新业务板块，先建立工程管理大事记清单，具体大事记样表参考为序号、时间和事件，具体大事记记录内容参考样例：1、2017年6月22日，苏州国金项目主体封顶；
新业务项目，再建立前期资料收集目录清单，样表参考为建设用地文件、勘察测绘和设计文件、开工审批文件等内容；内容填写参考样例：建设用地规划许可证及附图、附件、国有土地使用权出让合同及红线圈地图、建设用地批准书、工程地质勘查报告、建设规划放羊现场记录表、建设工程规划许可证及附图、附件等；
第三，建立实施阶段各分部分项工程及检验批记录清单，样表参考为节点名称、记录、时间要求等；内容参考填写：节点名称填施工单位招标，记录填写为项目投标单位考察报告，时间要求填写为开工前15-20天；
第四，根据前述工程管理大事记，结合档案管理要求，分门别类的组成卷内文件目录清单，给文件编号，样表参考为序号、文件编号和文件名称。内容具体以浙江片区工程档案资料分类为例（摘要）：
工程准备阶段文件（A类），俗称前期资料，由建设单位提供；监理管理文件（B类），由监理单位提供；
施工管理文件（C类），对C类文件进行细分包含如下：施工管理文件、施工技术文件、施工物资出厂质量证明及进场检测文件、施工记录文件、施工试验及检测文件、施工质量验收文件、施工验收文件；
竣工图（D类），由总承包单位提供；
工程竣工验收文件（E类）（竣工验收及备案文件、地下管线竣工测量文件）；
安全管理台帐资料（安全审批、安全生产、安全检查、文明、标化工地评定，浙江省安全台帐资料共分为17类台帐）
以上1~5类资料文件体系构成一个建设项目的全部资料档案，一般情况业主单位全权委托总承包管理单位最终进行资料档案的归档、工程备案工作。
重点需要注意的是，工程项目大事记的建立和记录必须准确、真是、及时、图文并茂；为后续工程资料的对号入座奠定基础。
上述工作完成后，传统业务项目资料员需要对项目全体人员和分管人员交底，新业务项目资料员需要对施工、分包、分管人员交底，可邀请监理参加；交底内容包括但不限于以下：资料报送时间、份数、形象进度照片提交、竣工资料提交等要求；项目团队成员根据交底要求填写记录，按时间要求提交给项目资料员检查汇总，为最后的竣工资料提交做好准备。
项目资料员的“穿针引线”工作，有“逆水行舟”，有“顺势而为”，因此，工程资料与档案管理工作的精细化，已是项目资料员的工作标准；为公司转型升级需要，项目资料员的工作，任重道远。

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